Mein Weg zum (fast) papierlosen Zuhause mit dem Fujitsu ScanSnap iX500

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Vor einigen Tagen hatte ich durch eine kleine Diskussion auf Twitter die Möglichkeit erhalten, einen Fujitsu ScanSnap iX500 für ein paar Wochen für einen Test zu erhalten. Ich spielte schon länger mit dem Gedanken, dass es für mich ganz schick wäre, wenn man mal die ganzen Zeugnisse, (wichtige) Rechnungen etc. digital auf dem Rechner hätte um diese möglichst schnell finden zu können. Der Gedanke dahinter ist natürlich der, dass die Rechnungen und Belege eingescannt und via OCR-Software durchsuchbar abgespeichert werden. Aber das Thema ist gar nicht so einfach.

Meine Gedanken zum Thema:

Möchte ich die Daten in der Cloud speichern?

Nope. Sollte doch mal wieder irgendeine Passwort-Datenbank geknackt werden hat ein möglicher Langfinger, wenn es dumm läuft, meinen kompletten Lebenslauf in den digitalen Fingern.

Bringt mir das auch was im Alltag?

Definitiv. Zwar auch ein wenig mehr Arbeit, aber auch Komfort, wenn es an das spätere suchen einer Rechnung oder dem erstellen einer Bewerbung oder … geht.

Wie speichern?

Möglichst als durchsuchbare PDF, um viele spätere Anwendungsgebiete abzudecken.

Welche App?

Am besten gar keine App zur Verwaltung der Dokumente. Gerade beim Thema papierloses Office denkt man ja auch an die Zukunft. Wer sagt mir denn, dass ich in 5-10 Jahren überhaupt noch an einem Mac sitze? Was passiert, wenn der Entwickler der Verwaltungs-App irgendwann beschließt. nicht mehr weiter zu machen? Ich habe mich in diesem Punkt also dafür entschlossen, die Datei als PDF in einer möglichst einfachen Verzeichnis-Struktur zu sichern. Zum einen wird die PDF im Format „DATUM-STICHWORT-DETAIL.pdf“ gespeichert und selbiges wird in ein passendes Verzeichnis gespeichert:

Oberverzeichnis Dokumente und von dort aus dann in einen Unterordner:

-> Büro, Arbeit, Bank, Rechnungen, Versicherung, Wohnen, Sonstiges

Die Unterordner nach Dokumente können dann notfalls noch jeweils eine Verzeichnisebene zusätzlich bekommen. So kann man die Versicherungen beispielsweise noch einmal in KFZ, Unfall, … einsortieren. Weiter würde ich nur ungern gehen, da alles sonst mit der Zeit etwas unübersichtlich wird. So sollten Dokumente auch in einigen Jahren noch gut auffindbar sein und die Sicherung auf einer externen Festplatte ist ebenso problemlos möglich.

Nachteil dabei ist natürlich der, dass JEDER der an meinen Rechner gelangt auf diese Art auch sehr einfach an meine Dokumente kommt. Wer hier also besonders auf Sicherheit wert liegt, sollte vielleicht einmal im Monat alles in ein verschlüsseltes Archiv verschieben. Das sollte die Sache wenigstens ein bisschen erschweren.

Welcher Arbeitsablauf?

Als Ablauf plante ich mein papierloses zu Hause ungefähr so, dass ich meine Belege von nun an mit einem Scanner sofort (maximal nach 10 angesammelten Seiten) einscannen werde. Sollte SOFORT nicht eintreffen, kann ich mir den Stapel in der Schublade / Kiste / sonstwas schon bildlich vorstellen, der sich stattdessen bilden würde :) . Anschließend wird dann das jeweilige Dokument direkt ein einem Ordner abgeheftet, der nach Monaten abgeteilt ist.

So kann ich in Kombination mit der Datei (wir erinnern uns an den Namen der PDF) das gesuchte Dokument im Falle eines Falles später schnell auffinden und muss aber nicht zig Ordner anlegen, welche nach Versicherung etc. sortiert sind.

So sollte es funktionieren und wird so von nun an angewendet. Am besten fängt man an einem langen Wochenende damit an, da das einscannen und speichern der vorhandenen Dokumente auch mit einem so schnellen Scanner wie dem iX500 schon einiges an Zeit beansprucht.

Zu meiner im Test genutzten Hardware

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Hier kommen wir zu dem wahren Prachtstück, welches mir von Fujitsu für einen Test zur Verfügung gestellt wurde. Der Fujitsu ScanSnap iX500 ist zusammengeklappt super klein und kann ganz bequem im Schrank verstaut werden, wenn man ihn nicht täglich nutzen möchte. Im Lieferumfang befindet sich das Stromkabel mit Netzteil und ein USB-Kabel um sofort loslegen zu können. Ebenso dabei ist ein feines Software-Paket, aber dazu später mehr.

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Der Fujitsu ScanSnap iX500 kann via WiFi oder USB-Kabel mit dem PC, Mac oder sogar dem Handy verbunden werden. Der iX500 ist zudem nebenbei erwähnt ein pfeilschneller Duplex-Scanner. Er zieht die einzelnen Blätter von oben nach unten ein und in genau diesem Tempo wird direkt das Blatt untersucht und wenn nötig in einem Rutsch auf beiden Seiten eingescannt. Das sieht dann ungefähr so aus:

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Für mich ein unglaublicher Speed. Wenn ich mir vorstelle, wie „schnell“ die Kopierer und Scanner in meiner Firma so sind – ist das praktisch Lichtgeschwindigkeit. :) Wie schon erwähnt, versteht sich der Scanner auch mit Handys. Einmal verbunden können Dokumente also auch direkt zum Androiden oder iOS-Device gescannt und dort teilweise auch bearbeitet werden. Hierfür muss die folgende Software installiert und das Handy verbunden werden und schon kann es losgehen.

ScanSnap Connect Application
Preis: Kostenlos

Ich habe den Scanner hauptsächlich auf dem Macbook Pro genutzt und werde deshalb nur die hier genutzte Software erwähnen. Das meiste (oder sogar eher mehr) sollte aber auch auf Windows funktionieren. Es gibt viele kleine mitgelieferte Tools. Man kann extra Visitenkarten erkennen lassen, PDFs via OCR Software auf Text durchsuchen lassen, die Qualität der Scans einstellen und auch einiges automatisieren. Da die OCR-Erkennung je nach verwendetem PC ein klein wenig Zeit in Anspruch nimmt, kann das beispielsweise auch im Hintergrund gemacht werden, wenn der Rechner gerade nichts zu tun hat.

Einmal eingescannte Dokumente können auf Wunsch direkt an Evernote, wahlweise auch Dropbox & Co. weitergegeben werden. Alles lässt sich super bequem einstellen. Der Scanner kann auf Wunsch mit bis zu 50 Dokumenten gefüttert werden und scannt diese mit einer Auflösung von max. 600×1200 dpi ein. Die Geschwindigkeit beträgt beidseitig in DinA4 grob 25 Blätter, also insgesamt 50 Seiten (!) pro Minute.

Als generellen Hinweis beim Kauf des Scanners solltet ihr besonders darauf achten, dass er zum einen eine OCR-Software dabei hat und zum anderen evtl. auch Software für OSX im Paket dabei ist. Solltet ihr jetzt noch keinen Mac nutzen könnte dies in ein paar Monaten ja vielleicht doch der Fall sein und gerade OCR-Software und OSX-Software spielen oft auch im Kaufpreis eine entscheidende Rolle.

Und sonst noch?

  • USB-Verbindung wird als Standard genutzt. Sobald auf dem Handy die entsprechende App geöffnet wird, so wird auch die WiFi-Verbindung gewählt. Ideal, um nicht immer umstöpseln zu müssen.

Fazit

Komplett papierlos gibt es in meinen Augen (noch) nicht. Ich würde meine Zeugnisse ungern schreddern, ebenso auch diverse Rechnungen und vor allem auch diverse andere Dinge wie eine Geburtsurkunde etc. sollte und möchte ich weiterhin im Original aufbewahren. Ich bin nicht so tief im Thema drin, als dass mir klar wäre, welche Vorschriften es hierfür gibt, aber mein Ziel wäre nach der obigen Vorgehensweise erreicht. Die Ordner können in den (trockenen) Keller und ich habe immer alles auf meinem Schlepptop parat.

In Kombination mit dem Fujitsu ScanSnap iX500 geht das digitalisieren inkl. OCR-Erkennung etc. super schnell. Wie seht ihr das? Betreibt ihr auch schon ein ähnliches System?

Wer der Meinung ist, dass der iX500 vielleicht preislich nicht ganz ins Budget passt, dem sei der ScanSnap S1300i evtl. nahegelegt. Der ist günstiger, versteht sich auch mit mehrseitigen Dokumenten, aber ist dafür ein wenig langsamer, hat kein integriertes W-Lan und ist nicht ganz so hochauflösend. Man könnte sagen, dass der S1300i für den privaten Haushalt vermutlich ideal wäre – der iX500 dann für das Büro oder eben größere Papierberge. :)

Meinen Dank auch noch direkt an das Fujitsu ScanSnap-PR-Team. Selten eine PR gesehen, die so superschnell und freundlich auch noch via Twitter agiert. Dickes Lob und ein großes Dankeschön, dass ich den Scanner so unkompliziert testen konnte.

Wertung des Autors
Michael Meidl bewertet Fujitsu ScanSnap iX500 mit 4.8 von 5 Punkten.

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