fileee: Der smarte Dokumenten-Assistent

Vor einiger Zeit hatte ich hier auf mobiFlip.de meinen Weg zum (fast) papierlosen Zuhause vorgestellt. Ich versuche dies auch weiterhin umzusetzen. Das Problem bei der Sache ist aber, dass die eingescannten Dokumente ja am Ende doch wieder in zig Leitz-Ordner abgeheftet werden müssen. Lochen, sortieren, suchen, abheften bla blup …

Vor kurzem kontaktierte mich nun fileee ebenfalls zum Thema Dokumenten-Management. Hinter fileee steht ein junges Unternehmen aus Münster mit einem Konzept, welches es euch ermöglicht auf einen teuren Scanner zur Archivierung eurer Dokumente zu verzichten. Es wird einfach das vorhandene Smartphone nebst integrierter Kamera genutzt und mit der fileee Box wird auch direkt eine Möglichkeit geboten, die Dokumente ganz einfach abzulegen. Klingt super interessant – und so konnte ich nicht nein sagen und bekam direkt ein Sample zugeschickt.

Das folgende Video zeigt das Prinzip schon einmal in Bewegtbild:

Verpackungsinhalt des fileee Pakets

• fileee SCAN
• fileee BOX

Zur fileee BOX

Die fileee BOX ist im Grunde eine Schachtel aus stabilem Karton, welcher mittels Magneten zusammengehalten wird und seitlich und nach oben geöffnet werden kann. In diese BOX werden dann die eingescannten Dokumente abgelegt und archiviert. Über ein seitlich angebrachtes Farb-Codierungssystem können die archivierten Dokumente später ganz einfach (z. B. „befindet sich in Box 1 im blauen Abschnitt in der Mitte“) wieder gefunden werden.

Ein umständliches sortieren, lochen etc. und abheften in irgendwelche Ordner entfällt also komplett! Ist die BOX einmal voll, wird sie einfach mit einer weiteren BOX erweitert, selbige von außen nummeriert und in der dazugehörigen App mittels des aufgedruckten Strichcodes registriert und schon kann es weitergehen.

Zum fileee SCAN

Der fileee SCAN ist ein ebenfalls aus stabilem Karton gefertigter Aufsatz, welcher auch wieder mit Magneten zusammengehalten wird und auf Wunsch ganz klein zusammengefaltet und in der fileee BOX verstaut werden kann. Die Innenseite ist dabei weiß gehalten, damit das Licht der beiden LED-Streifen auf der inneren Oberseite bestmöglichst reflektiert wird.

Die Streifen sind dabei so angebracht, dass das auf der Oberseite aufgelegte Smartphone mit der Kamera zwischen der Beleuchtung hindurch fotografieren bzw. scannen kann und so das Rauschen in den Fotos minimiert wird. Im Lieferumfang befinden sich ein paar kleine Schaumstoffstreifen, welche passend um das Handy herum aufgeklebt werden können. Dann liegt das Handy beim nächsten Scannvorgang direkt richtig auf:

Auf der Unterseite direkt neben den beiden LED-Leisten befindet sich zudem ein NFC-Aufleber, welcher direkt beim auflegen des (Android)Smartphones, die passende fileee App startet. In den Einstellungen der Anwendung kann nun auch noch festgelegt werden, dass der Scannvorgang direkt gestartet wird, sobald ein Objekt für wenige Augenblicke still liegend von der Handykamera erfasst wird. Im Grunde also super easy, oder? Einfach Dokument einlegen, Handy auflegen, App startet selbständig und fotografiert auch direkt das eingelegte Dokument.

Die fileee Apps

[appbox googleplay com.fileee.android.simpleimport]

[appbox appstore 919114040]

Der Installations-Assistent der App begrüßt euch beim ersten Start der Anwendung, damit ihr ein Benutzerkonto anlegen und eure fileee BOX registrieren könnt. Wenn ihr möchtet folgt anschließend auch noch die detaillierte Registrierung auf der fileee-Website. Wie unten ersichtlich ist, ist dieser Schritt aber optional.

Einmal erledigt kommen wir nun zum restlichen Konzept von fileee. Ist ein Dokument abfotografiert, wird es verschlüsselt zum fileee Server (unterliegt deutschem Datenschutzrecht) hochgeladen und dort von der Software mittels OCR abgescannt. Zum Thema Verschlüsselung gibt es einen wunderbar ausführlichen Beitrag auf der fileee-Website.

Es werden dann automatisch Dinge wie die Rechnungs-Adresse, das Datum, oder beispielsweise auch der Rechnungsbetrag ausgelesen und zum Dokument gespeichert. Dadurch lassen sich die eingescannten Dokumente prima durchsuchen und man kann sich beispielsweise auch in der App die Dokumente nach der jeweiligen Firma sortiert auflisten lassen.

Auf Wunsch können auch diverse Informationen zu einem Dokument freigegeben werden, damit beispielsweise der Steuerberater die eine oder andere fileee BOX aufrufen kann. Generell sind die Daten aber nur für den Besitzer lesbar und ansonsten verschlüsselt, sofern nicht explizit für eine weitere Person freigegeben.

Die Daten sind übrigens nicht völlig unzugänglich in den fileee-Servern gespeichert. Loggt man sich auf der Website ein, können die eingescannten Dokumente jederzeit im PDF-Format als ZIP-Datei heruntergeladen werden.

Die Finanzierung von fileee wird auf zwei Wegen erreicht. Zum einen bietet fileee zukünftig die Zusammenarbeit mit diversen Firmen an, um so beispielsweise als Schnittstelle bei einer möglichen Reklamation direkt fungieren zu können.

Habt ihr dann beispielsweise einen komischen Rechnungsbetrag auf der kommenden Handyrechnung, so könnt ihr die Rechnung via fileee blitzschnell suchen und anschließend die Reklamation direkt über die fileee App mit dem jeweiligen Herstellersupport abwickeln. Hierfür steht das Team hinter fileee mit diversen Firmen im Gespräch und versucht dieses Thema mit der Unterstützung der Firma ITyX Solutions AG möglichst einfach in das fileee Konzept zu integrieren.

Es wäre beispielsweise auch eine Kooperation mit den Mobilfunkanbietern möglich, damit die Rechnungen gar nicht erst eingescannt werden müssen, sondern evtl. direkt in euer fileee Konto transferiert werden. Solche Dinge sind dann natürlich freiwillig und funktionieren erst nach eurer Zustimmung.

Abgesehen davon wird auch noch ein wenig Geld in die Kassen gespült, durch ein Kontingent von 25 Dokumenten pro Monat an scannbaren Dokumenten. (In den ersten 3 Monaten sind bis zu 1000 Dokumente erlaubt, damit man die Altlasten archivieren kann). Überschreitet man später die 25 Dokumente/Monat, so wird eine Gebühr von 5,- EUR / Monat fällig.

Preise und Finanzierung

Die fileee Box ist aktuell im Rahmen einer Kampagne für knapp 20,- EUR erhältlich und für fileee SCAN werden 35,- EUR fällig. Im Set erhaltet ihr beides für knapp 45,- EUR. Man kann die fileeeBox und/oder den Aufsatz ab sofort vorbestellen.
Ähnlich zu anderen Vorbesteller-Kampagnen wird dann ab genügend Bestellungen (2000 Stück) die Produktion gestartet werden. Kommt die BOX entsprechend an, könnte der Preis künftig auch günstiger werden, wenn die Bestellzahlen zunehmen.

Fazit

Das Konzept hinter fileee gefällt mir persönlich sehr gut. Durch den SCAN-Aufsatz werden die Dokumente fast immer perfekt eingescannt. Der eigentliche Vorgang dauert nur wenige Sekunden und ich habe meine Dokumente auf diese Weise fast immer und überall dabei. Auch die evtl. kommende Verknüpfung als Support-Anlaufstelle ist in meinen Augen sehr interessant und könnte eine komfortable Lösung für viele Probleme darstellen. Wenn preislich noch ein klein wenig dran geschraubt wird, dürfte fileee ein Erfolg werden.

One more thing …

Legt man auf den fileee Scanner beispielsweise ein Muster einer Küchenplatte, so eignet sich fileee SCAN durchaus auch dazu, tolle Fotos kleinerer Objekte zu machen. Durch die LED-Streifen sind die Objekte toll beleuchtet. Das nur als kleiner Tipp am Rande, falls ihr einen kleinen Food-Blogger im Haushalt habt, oder dergleichen. :)